روزمرگی آفت روابط عمومی‌ها؛ اتاق شیشه‌ای دستگاه‌های استان‌مرکزی نیازمند حضور متخصصان

بهره گیری از کارگزاران روابط عمومی متخصص و آگاهی مدیران از نقش مهم روابط عمومی به عنوان ویترین سازمان، از جمله مسائلی است که هنوز در برخی دستگاه های استان مرکزی مغفول مانده است.

بیش از پنج دهه از تشکیل نخستین بخش روابط عمومی در کشور و چهار دهه از تدوین اولین قوانین مربوط به وظایف و اختیارات روابط عمومی در سازمان ها می گذرد اما هنوز نگرش صحیحی از نقش کلیدی روابط عمومی در سازمان به ویژه ادارات شهرستانی و زیر مجموعه شکل نگرفته است.

مهمترین آسیبی که در این زمینه مورد اشاره عموم کارشناسان و فعالین این حوزه در استان مرکزی قرار دارد، نقش آفرینی افرادی در این عرصه است که متخصص و حرفه ای نیستند و این مساله در دستگاه های شهرستانی بیشتر دیده می شود.

به سبب عدم آگاهی مدیران از نقش مهم اطلاع رسانی و ارتباطات موثر و حرفه ای برون سازمانی، اغلب افرادی در این حوزه به کار گرفته می شوند که قبلا در بخش های غیرمرتبط دیگر سازمان فعالیت داشته اند و آگاهی زیادی از جایگاه و وظایف گسترده و چند وجهی روابط عمومی ندارند.

از سوی دیگر علاوه بر نهادهای دولتی، بیش از سه هزار واحد صنعتی و تولیدی بزرگ و کوچک و صنایع مادر در استان مرکزی فعالیت دارند و تولیدات برخی از این صنایع به کشورهای دیگر صادر می شود؛ این مساله در رابطه با تبلیغات و اطلاع رسانی، اهمیت وجود روابط عمومی های مسلط، متبحر و کارآزموده را دوچندان می کند.

این روابط عمومی ها هم از جنبه تبلیغات و اطلاع رسانی باید قوی باشند و هم از نظر مدیریت ارتباطات سازمانی در درون و بیرون سازمان، ارتباطات داخلی و بین المللی و ارتباطات با مردم و رسانه ها، باید عملکرد مطلوبی داشته باشند.

۲۷ اردیبهشت و روز روابط عمومی و ارتباطات از آن روزهایی در گذر تقویم نیست که فقط یک نام باشد و بس، بلکه روابط عمومی تماما برنامه ریزی و عمل است و در واقع در یک جمله می توان گفت؛ روابط عمومی حرکت دقیق روی مرزهای مشترک دانش و هنر است.

روابط عمومی تماما تفهیم و تفاهم است

مسعود فراهانی، مدرس دانشگاه در رشته روابط عمومی، در گفتگو با خبرنگار مهر در زمینه نقش روابط عمومی در سازمان اظهار داشت: در عصری قرار داریم که هر روز شاهد شکل گیری فرم های جدیدی از رسانه های اجتماعی در جامعه هستیم، بنابراین آگاهی و دانش رسانه ای مدیر و کارشناسان این واحد برای تحقق یک روابط عمومی مدرن و موفق، شاخصه ای بسیار مهم است.

وی با بیان اینکه روابط عمومی در حقیقت چشم و گوش سازمان است و نقش پل ارتباطی را بین سازمان و مخاطبین ایفا می کند، گفت: روابط عمومی چیزی جز تفهیم و تفاهم متقابل در داخل و خارج از سازمان نیست و کارگزاران واحد روابط عمومی بایستی افرادی صبور، آشنا به فن سخنوری، آشنا به مفاهیم هنر و دارای اطلاعات عمومی و تخصصی بالا باشند.

وی با اشاره به شاخصه های مهم موفقیت روابط عمومی ها در استان گفت: برای اینکه شاهد روابط عمومی های بیش از پیش موفق و کارآمد در استان باشیم؛ باید افراد متخصص، باتجربه، آگاه و تحصیل کرده در این حوزه برای فعالیت در روابط عمومی در نظر گرفته شوند.

فراهانی گفت: روابط عمومی ها در صورت عملکرد صحیح، نقش تاثیرگذار و ارزنده ای در موفقیت دستگاه های دولتی و خصوصی، ایفا می کنند که البته این نقش بیش از پیش نیاز به شناخته شدن از سوی مدیران و مردم و حتی خود کارگزاران روابط عمومی ها دارد.

وی تصریح کرد: در خصوص تولید محتوای رسانه ای، روابط عمومی ها باید دقیق تر و موشکافانه تر عمل کنند، زیرا گاهی یک واژه بهتر از جمله ها و گاهی یک قطعه عکس بهتر از ساعت ها حرف و بحث، می تواند در دل مخاطب بنشیند و اثرگذاری داشته باشد.

فراهانی افزود: فعالیتی که روابط عمومی انجام می‌دهد ارتباطی است که از دیدگاه نظری «علم»، از جنبه عملی و اجرایی «فن» و از جنبه خلاقانه و زیبایی شناختی «هنر» است.

به گفته وی، روابط عمومی در حقیقت بانک اطلاعات، مغز متفکر سازمان و پل ارتباطی آن با افکار عمومی و مخاطبان است و کارگزار روابط عمومی باید خصوصیت هایی همچون قانون مداری، نظم، شجاعت ابراز عقیده، تحمل شنیدن آرای مخالفان، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت را دارا باشد.

فراهانی با اشاره به اینکه روابط عمومی دارای جایگاه زیربنایی و یکی از مبانی توسعه سازمانی است، تصریح کرد: ارتقای جایگاه روابط عمومی ها در هر سازمان در موفقیت آن نقش چشمگیری دارد.

روزمرگی مهمترین آفت روابط عمومی ها

عضو هیات رئیسه شورای هماهنگی رواط عمومی های استان مرکزی در گفت و گو با خبرنگار مهر اظهار داشت: از مهمترین آفت هایی که در حال حاضر دامنگیر برخی روابط عمومی ها در استان شده روزمرگی و عدم برنامه ریزی فعالیت های روابط عمومی است.

مهدی میرزابابایی گفت: روابط عمومی ها باید با حضور افراد متخصص در این عرصه جایگاهی پویا پیدا کنند و مشاور و بازوی اصلی مدیران سازمان باشند اما فرو رفتن در روزمرگی و انجام برخی کارهای روتین و عدم خلاقیت در کار روابط عمومی ها باعث آسیب در این حوزه شده است.

وی افزود: نکته در دیگر در زمینه جایگاه روبط عمومی ها در دستگاه های استان، عدم اعتقاد به تعریف قانونی وظایف و اختیارات روابط عمومی از سوی مدیران و سایر بخش های سازمان است به این معنی که در قانون وظایف روابط عمومی و اختیاراتی که دارد به خوبی تبیین شده اما در عمل به اجرا درنمی آید.

مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی اراک با بیان اینکه علاوه بر باور مدیران به جایگاه کلیدی روابط عمومی، توانمندی و تخصص افرادی که در این حوزه به کار گرفته می شوند نیز اهمیت زیادی دارد، گفت: در برخی روابط عمومی ها علم و هنر پیاده سازی وظایف وجود ندارد و برخی دیگر نیز انگیزه و رغبتی برای کار ندارد و این یکی دیگر از اسیب های روابط عمومی ها در استان است چرا که کار در این حوزه علاوه بر علم و هنر، انگیزه بسیار و حتی از خودگذشتگی می طلبد.

میرزابابایی خاطرنشان ساخت: روابط عمومی برای اینکه صرفا جایگاه تبلیغی پیدا نکرده و درگیر روزمرگی نشود باید برنامه ریزی های کوتاه مدت و بلندمدت و همچنین خلاقیت را سرلوحه کار خود قرار دهد.

نگاه مدیران به روابط عمومی ها باید یک نگاه کلان باشد

قاسم عسگری، عضو شورای هماهنگی روابط عمومی ها و مدیر روابط عمومی کمیته امداد استان مرکزی نیز در گفت و گو با خبرنگار مهر در این زمینه گفت: مهمترین لازمه کار روابط عمومی در سازمان های مختلف تخصص، تعهد و صداقت است و در کنار آن مدیران هم باید به دید گسترده تر و تخصصی تری از جایگاه روابط عمومی ها در استان دست یابند.

وی افزود: عدم شفاف سازی از عملکرد دستگاه ها در بین مردم و اصحاب رسانه، نداشتن برنامه کاری منسجم در روابط عمومی ها، کمرنگ شدن رسالت روابط عمومی در برخی از دستگاه ها، موازی کاری در برخی از فعالیت های روابط عمومی، تعاملات ضعیف کارکنان دستگاه ها و روابط عمومی ها با یکدیگر، نبود افکارسنجی دقیق و تحلیل محتوایی از برنامه های پیاده شده توسط روابط عمومی و کمبود اعتبارات با توجه به گسترده بودن وظایف و فعالیت های روابط عمومی، از جمله مهمترین آسیب های و مشکلات بخش روابط عمومی در سازمان های استان است.

عسگری بیان داشت: لازمه درخشش روابط عمومی در سازمان های استان این است که نگاه مدیران دستگاه ها به واحد روابط عمومی یک نگاه کلان باشد نه خرد و این نگاه باید به تمامی پرسنل و بخش های سازمان تعمیم داده شود.

عضو شورای هماهنگی روابط عمومی های استان مرکزی گفت: با توجه به اینکه امروز ابزارهای مختلفی برای اطلاع رسانی و ارتباط با مردم در دست روابط عمومی ها قرار دارد، سازمان ها باید از تریبون روابط عمومی ها با مردم ارتباط بگیرند و مردم استان باید از از طریق روابط عمومی ها نسبت به اخبار و تحولات استان در حوزه های مختلف مطلع شوند و در صورتی که این فعالیت ها از حوزه روابط عمومی ها خارج شود ممکن است نتیچه منفی و معکوس و بی اعتمادی به دنبال داشته باشد.

وی افزود: در جلسات شورای هماهنگی روابط عمومی های استان، باید نقاط قوت و ضعف و مشکلات روابط عمومی های استان به درستی بررسی شده و برای رفع این مشکلات و ارتقای فعالیت های روابط عمومی ها، برنامه ها و چشم اندازهای کوتاه مدت و بلندمدت تدوین شود.

با توجه به آنچه گفته شد روابط عمومی یک کار تخصصی و حرکت روی مرزهای مشترک علم، فن و هنر است که برای موفقیت در آن باید از افراد دارای دانش لازم و شناخت کافی بهره مند شد. از آن جا که روابط عمومی به عنوان بازوی مدیریت سازمان در داخل و بیرون از سازمان ایفای نقش می کند، وجود مدیریت آگاه و آشنا به نقش های روابط عمومی در تمامی نهادهای استان، پشتیبان خوبی برای ارتقای روند اطلاع رسانی در استان مرکزی است.